Commissies van de Raad van Commissarissen

1.6.4.1

Zoals vermeld in het reglement van de Raad, heeft de Raad van Commissarissen de volgende drie kerncommissies: een auditcommissie, een remuneratiecommissie en een selectie- en benoemingscommissie. Deze commissies zijn door de Raad uit haar midden in- en samengesteld. De Raad blijft verantwoordelijk voor besluiten, ook al zijn deze voorbereid door één van haar commissies. De Raad heeft voor iedere commissie een reglement opgesteld, houdende de principes en best practices van de commissies. De reglementen en de samenstelling van de kerncommissies zijn op de website van de vennootschap geplaatst. De Raad heeft gedurende het verslagjaar van elk van haar commissies verslagen van de beraadslagingen en bevindingen ontvangen.

De samenstelling van de commissies, het aantal commissievergaderingen, de belangrijkste vergaderonderwerpen en de uitvoering van de taakopdracht door de commissies worden hieronder vermeld.

Auditcommissie

In 2015 bestond de auditcommissie uit Sandra Addink-Berendsen (voorzitter) en Cees van Rijn (lid). Jan Markink maakte deel uit van deze commissie tot zijn aftreden op 17 april 2015. Zoals vastgelegd in het reglement, ondersteunt de auditcommissie de Raad in haar toezichthoudende taken en verantwoordelijkheden op het gebied van (i) externe financiële rapportage, accountantscontrole en toepassing wet- en regelgeving voor de jaarverslaggeving, (ii) benoeming en functioneren van de externe accountant, (iii) kwaliteit en effectiviteit van interne, financiële en managementrapportages, alsmede van systemen voor interne beheersing/risicomanagement, (iv) naleving van interne procedures en van wet- en regelgeving.

De auditcommissie heeft in 2015 vijf keer vergaderd. De externe accountant was bij al die vergaderingen aanwezig. Voorts waren de CEO, de CFO, de Group Controller en de Corporate Secretary bij alle vergaderingen aanwezig. De commissie heeft met (vertegenwoordigers van) het Bestuur en de externe accountant uitvoerig de jaarrekening 2014, het jaarverslag 2014, het externe auditplan 2015, de halfjaarcijfers 2015 en de persberichten hierover en de Management Letter besproken. Voorts kwamen de opvolging van de aanbevelingen van de externe accountant, de risico’s en risicobeheersings- en controlesystemen, de IFRS -implementatie, het onderwerp fraude en de belastingplanning op groepsniveau aan de orde. Met de agenda werd aan de leden van de auditcommissie ook steeds een overzicht van (lopende en/of potentiële) juridische claims verstrekt.

De auditcommissie heeft elke vergadering ook buiten de aanwezigheid van (vertegenwoordigers van) het Bestuur met de externe accountant gesproken en met de Raad haar bevindingen gedeeld over de relatie met de externe accountant. De commissie meent dat de relatie met de externe accountant goed verloopt.

De auditcommissie stelt met tevredenheid vast dat ForFarmers veel voortgang heeft geboekt bij het in kaart brengen van risico’s en het implementeren van systemen ter beheersing van die risico’s. Daarnaast is de auditcommissie positief gestemd over het besluit van ForFarmers om invulling te gaan geven aan de interne auditfunctie in 2016. Gedurende het jaar is stilgestaan bij de bezetting en versterking van de financiële afdeling, onder meer in het licht van een mogelijke overgang van het handelsplatform naar een openbare beursnotering.

Het ontwerp van de IFRS-jaarrekening waarin de vergelijkende cijfers voor 2014 per 1 januari en 31 december waren opgenomen, werd door de auditcommissie besproken in haar vergadering van november. In die vergadering heeft de auditcommissie aangegeven dat zij het besluit ondersteunt om de jaarrekening 2015 op IFRS-basis op te maken. De auditcommissie heeft ook het besluit voorbereid voor de Raad om KPMG voor herbenoeming voor te dragen op de komende Algemene Vergadering van Aandeelhouders.

Selectie- en benoemingscommissie

Gedurende het verslagjaar werd de selectie- en benoemingscommissie gevormd door Jan Eggink (voorzitter) en Henk Mulder (lid). Jan Markink maakte deel uit van deze commissie tot zijn aftreden op 17 april 2015. Zoals vastgelegd in het reglement, doet de selectie- en benoemingscommissie onder meer voorstellen aan de Raad ten aanzien van de selectiecriteria en benoemingsprocedures, en met betrekking tot de omvang, samenstelling, (her)benoemingen en beoordeling van het functioneren van de Raad en het Bestuur.

De selectie- en benoemingscommissie heeft in 2015 drie keer vergaderd. De commissie heeft een nieuwe profielschets voor de Raad opgesteld. Deze profielschets is door de Raad vastgesteld en vervolgens op de website van de vennootschap geplaatst. In verband met de opvolging van Jan Markink, heeft de benoemingscommissie begin 2015 de nodige voorbereidingen getroffen en gesprekken met kandidaten gevoerd. Aan de Raad is Erwin Wunnekink voorgesteld, die door Coöperatie FromFarmers op basis van het haar toekomende recht, is aanbevolen. De Raad heeft vervolgens Erwin Wunnekink voorgedragen die op de Algemene Vergadering van Aandeelhouders van 17 april 2015 is benoemd tot lid van de Raad van Commissarissen van ForFarmers B.V. Tenslotte heeft de commissie beoordelingsgesprekken gevoerd met de individuele leden van de Raad en heeft zij de Raad geadviseerd ten aanzien van het functioneren van de Raad als geheel. De commissie heeft de uitkomsten besproken van de gesprekken die de leden van de Raad met alle individuele directieleden hebben gevoerd en er is een positieve tussentijdse evaluatie geweest met CEO Yoram Knoop.

Remuneratiecommissie

Cees van Rijn (voorzitter) maakte gedurende het gehele boekjaar 2015 deel uit van de remuneratiecommissie. Erwin Wunnekink heeft Jan Markink per 17 april 2015 opgevolgd als lid van deze commissie. Zoals vastgelegd in het reglement, doet de remuneratiecommissie onder meer voorstellen aan de Raad omtrent het te voeren remuneratiebeleid en de bezoldiging van individuele leden van het bestuur.

De remuneratiecommissie heeft in 2015 drie keer vergaderd. De CEO was steeds bij deze vergaderingen aanwezig. Daarnaast is een aantal conference calls gehouden. De commissie heeft voorbereidende werkzaamheden verricht bij het opstellen van het remuneratiebeleid voor het Bestuur en het remuneratierapport.
Voorts heeft de remuneratiecommissie overleg gehad met de CEO en een voorstel gedaan aan de Raad met betrekking tot de variabele beloningsdoelstellingen voor de Directie voor 2016. Dit geldt ook voor de langetermijn variabele beloningsdoelstellingen voor de Directie (een periode van drie jaar).
De plannen werden daarna door de volledige Raad besproken en goedgekeurd. De remuneratiecommissie heeft de realisatie van de in 2014 overeengekomen doelstellingen met de Directie besproken en de variabele beloning werd berekend. De remuneratiecommissie maakte hierbij gebruik van het rapport van de accountant waarin de juistheid van de berekening van de variabele beloning in relatie tot de financiële doelstellingen werd vastgesteld. De Raad heeft de voorgestelde bedragen vervolgens goedgekeurd. Ook de realisatie van de korte- en langetermijndoelstellingen over 2015 zijn besproken.

De remuneratiecommissie heeft het medewerkersparticipatieplan geëvalueerd, met name voor wat betreft de fiscale uitwerking daarvan in de verschillende landen. De commissie heeft geadviseerd om geen wijziging in het plan aan te brengen. Tenslotte heeft de remuneratiecommissie aan een externe adviseur (Hay Group) gevraagd om een update te maken van de benchmark van het remuneratiepakket aangezien de vorige al meer dan drie jaar geleden heeft plaatsgevonden. De commissie zal het huidige remuneratiepakket evalueren.

1.6.4.2

Commissies van de Raad van Commissarissen

Naam Benoemingscommissie Remuneratiecommissie Auditcommissie
J.W. Addink-Berendsen     Voorzitter
J.W. Eggink Voorzitter    
H. Mulder Lid    
C.J.M. van Rijn   Voorzitter Lid
W.M. Wunnekink   Lid  
V.A.M. Hulshof      

1.6.4.3

Activiteiten van de Raad buiten de vergaderingen om

Buiten de vergaderingen om is er regelmatig contact geweest tussen de voorzitter, de andere leden van de Raad en de Directie over diverse onderwerpen. Daarnaast zijn de leden van de Raad op werkbezoek geweest naar het Verenigd Koninkrijk in aanwezigheid van een deel van de Directie; de nieuwe raadsleden hebben ook nog een bezoek gebracht aan de Duitse vestigingen van ForFarmers.

Managementconferenties

In mei en december heeft ForFarmers conferenties voor het senior management gehouden. Tijdens deze bijeenkomsten is in aanwezigheid van enkele leden van de Raad onder meer aandacht besteed aan de voortgang en implementatie van de strategie Horizon 2020.

Ondernemingsraad

Het structuurregime is in 2014 ingericht op het niveau van ForFarmers Corporate Services B.V. (houdster van de Nederlandse ForFarmers-ondernemingen). Hajé Nordbeck is daar commissaris op aanbeveling van de (gemeenschappelijke) Ondernemingsraad. ForFarmers B.V. kent een Europese Ondernemingsraad die in 2015 voor het eerst bijeen is geweest. Er hebben twee vergaderingen plaatsgevonden.

Educatie

In het kader van de permanente educatie van de gehele Raad heeft de afdeling Group Control in 2015 een presentatie gehouden over de IFRS-transitie. Verder volgen diverse leden van de Raad cursussen bij diverse organisaties.

Jaarrekening en dividend

De Raad heeft de jaarrekening 2015 besproken met de Directie en de externe accountant (KPMG) en heeft deze tijdens de vergadering van 21 maart 2016 akkoord bevonden. KPMG heeft een goedkeurende controleverklaring afgegeven. Op 15 april 2016 zal de jaarrekening ter vaststelling aan de Algemene Vergadering van Aandeelhouders worden voorgelegd. Het voorgestelde dividend over 2015 is conform het geldende dividendbeleid van ForFarmers en bedraagt € 0,23299 per aandeel (pay out ratio van 50% van het daarvoor in aanmerking komende genormaliseerde resultaat na belastingen). Het dividend zal betaald worden op 22 april 2016.

Tot slot

ForFarmers heeft zich onder leiding van de Directie en overige leidinggevenden en met de inzet, kennis en toewijding van alle medewerkers, in 2015 verder kunnen ontwikkelen en professionaliseren. Wij danken de Directie, de medewerkers en de Ondernemingsraden voor hun inzet en betrokkenheid en hebben er alle vertrouwen in dat de resultaten hiervan ook in 2016 zichtbaar zullen zijn.

Lochem, 21 maart 2016

De Raad van Commissarissen